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7 dicas para uma reunião produtiva

Recrutamento Digital: tudo que você precisa saber em um só lugar!

As reuniões fazem parte do dia a dia de qualquer empresa. Afinal, elas servem para alinhar informações, comunicar estratégias, definir metas, delegar tarefas, dar feedbacks e por aí vai. No entanto, não adianta fazer esses encontros de qualquer jeito. Para tornar a reunião produtiva, é importante adotar algumas estratégias.

Encontros intermináveis e mal organizados, por exemplo, costumam não chegar a lugar nenhum. A equipe fica desgastada com o excesso de reuniões inúteis, e todo mundo perde tempo.

Então, para ajudar você a resolver esse problema, preparamos este conteúdo. A seguir, vamos dar 7 dicas para fazer uma reunião produtiva. Confira!

1. Defina os objetivos da reunião previamente

Reuniões eficazes tem uma coisa em comum: elas são muito bem planejadas. Como você vai saber se o encontro atingiu o resultado esperado sem definir um objetivo antes? Difícil, não é mesmo? Sendo assim, a primeira coisa a se fazer é identificar um problema a ser resolvido.

Nesse momento, vale fazer uma reflexão sobre a real necessidade da conversa formal. Uma reunião é recomendada quando a interação entre os participantes é indispensável. Se o objetivo é informar alguma mudança simples, por exemplo, é melhor usar o e-mail ou outro meio de comunicação.

Assim, os colaboradores não são retirados de suas funções desnecessariamente. Em casos de assuntos sensíveis que podem gerar dúvidas, aí o encontro pode ser a solução por causa da abertura ao diálogo.

2. Elabore uma pauta

A pauta é uma espécie de roteiro com a ordem de todos os pontos que serão abordados na reunião. Criar esse esboço é importante para evitar dispersões e garantir que os objetivos previamente definidos sejam, de fato, cumpridos.

Contudo, cuidado para não deixar essa pauta muito genérica, combinado? Falar sobre muitos assuntos e de diversas naturezas em uma única reunião pode deixá-la cansativa e, por consequência, pouco produtiva.

3. Delimite o tempo de discussão para cada assunto

Uma reunião produtiva não precisa ser muito longa. Na verdade, o ideal é que cada encontro dure, no máximo, 30 minutos. Sendo assim, faça um cronograma com uma estimativa de tempo para cada tópico.

Assuntos mais sérios, que exigem a colaboração dos participantes, costumam demorar mais. Então, é legal abordá-los primeiro para se aprofundar nas questões e evitar que elas sejam esquecidas.

Mais: para cumprir a pauta no prazo, é interessante deixar alguém responsável por cronometrar o tempo e alertar quando ele for ultrapassado. Isso inibe conversas fora do contexto e garante discussões mais objetivas.

4. Selecione os participantes estrategicamente

Não precisa chamar a empresa inteira. Se o objetivo é corrigir a performance de um colaborador, por exemplo, o ideal é fazer isso individualmente. Juntar toda a equipe para dar um feedback negativo não é nada legal para a experiência do colaborador. Lembre-se de que os elogios devem ser feitos em público, mas as críticas em particular.

Agora, quando a reunião é para resolver questões em grupo, é importante convocar apenas os colaboradores diretamente envolvidos. A presença de pessoas que não têm conhecimento sobre os tópicos da pauta atrapalha o rendimento da reunião. Sabe por quê?

Em primeiro lugar, você precisará gastar um tempo para deixar esses colaboradores deslocados por dentro do assunto. Além disso, os funcionários que não acompanharam o tema costumam falar sobre coisas aleatórias, dispersando o foco do que importa.

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Pense bem: quem não tem conexão direta com o tema da reunião seria mais produtivo cumprindo seus afazeres, não é mesmo? Logo, escolha os participantes certos e faça uma lista bem enxuta.

Outra dica importante sobre como tornar a reunião produtiva é enviar a pauta para os colaboradores com antecedência. Dessa forma, eles podem se preparar.

5. Escolha um local adequado para a reunião

Reunir a equipe em um café, por exemplo, pode até ser legal. O problema é que tem outras pessoas ao redor, barulho, distrações etc. Dificilmente o encontro se encerrará em 30 minutos nessas condições.

Para otimizar o tempo e garantir o sigilo das informações, a recomendação é selecionar um local silencioso e com recursos de multimídia adequados, como computadores, projetores, quadros, entre outros. Geralmente, as salas de reuniões têm tudo isso. No entanto, é necessário agendamento prévio. Então, verifique a disponibilidade e faça a reserva antes de marcar o encontro.

As reuniões online com equipe remota também merecem atenção. Nesse caso, oriente os colaboradores sobre a preparação do ambiente. O ideal é ter um espaço tranquilo e com fundo neutro para evitar interferências. Além disso, é importante testar todos os equipamentos e recursos — como conexão com a internet, webcam e microfone — com antecedência para não atrasar a reunião.

6. Siga a pauta ao conduzir a reunião

Quando o horário da reunião chegar, faça uma breve introdução para contextualizar os participantes no começo da conversa. Nesse momento, informe sobre o objetivo do encontro e a duração. E não custa nada pedir para que todos desliguem os celulares e se limitem a falar sobre os tópicos propostos pela pauta.

Uma dica legal para incentivar a participação é compartilhar uma vitória ou reconhecer o bom trabalho da equipe. Uma notícia boa logo de cara motiva o pessoal; a longo prazo, isso até reduz a rotatividade de funcionários. No entanto, não se estenda muito nesse assunto.

Vale lembrar que o engajamento não depende apenas de ações de incentivo. Contratações alinhadas aofit cultural da empresa garante colaboradores mais envolvidos e comprometidos com suas funções.

Em seguida, aborde os assuntos listados na pauta e respeite o tempo definido lá no planejamento. Aliás, é comum que algum tópico renda mais que o esperado, mas não se preocupe. Nesse caso, você precisa ter firmeza para encerrar o assunto e colocar a discussão nos trilhos novamente.

Se o tema for importante, considere marcar um novo encontro para se aprofundar na questão. Dessa forma, é possível dar a devida atenção ao assunto levantado, mas sem perder o rumo da reunião em andamento.

7. Crie um plano de ação

Diferentemente das reuniões improdutivas que são longas e não chegam a conclusão alguma, bons encontros precisam apresentar resultados. Na prática, isso quer dizer que os assuntos conversados devem ser levados para o dia a dia de trabalho para resolver algum problema ou nortear o comportamento dos colaboradores.

Sendo assim, elabore um plano de ação com as tarefas que devem ser executadas para atingir o objetivo da reunião. Esse documento precisa indicar quais são os responsáveis por cada atividade e o prazo para o seu cumprimento.

Nesse momento, você já pode marcar a próxima reunião de acompanhamento e avaliação dos resultados. Com os envolvidos juntos, fica mais fácil encontrar um horário que dê para todo mundo.

Entender como fazer reunião produtiva é fundamental para otimizar o tempo e não desgastar os colaboradores. Lembre-se de que o planejamento é um dos passos mais importantes nesse processo. Afinal, uma boa preparação evita atrasos e garante que a conversa atinja o objetivo almejado.

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